2024-164 Secrétaire administratif.ve – cellule des admissions (H/F/X) – 38h - CDI

Détails de la société

Le Centre Hospitalier Universitaire Brugmann (CHU Brugmann), hôpital public membre du réseau IRIS est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires : Horta, Paul Brien et Reine Astrid) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution.

Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patients aux meilleurs soins, sans discrimination.

Médecins, infirmiers, paramédicaux, administratifs ou ouvriers, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières, parfois insoupçonnées... Le CHU Brugmann est régulièrement à la recherche de nouveaux talents et de collaborateurs motivés, garants des valeurs de l'institution.

Nous sommes dès lors à la recherche d’un(e) Secrétaire administratif.ve pour la cellule des admissions, prêt à intégrer un service du milieu hospitalier et ayant envie d’évoluer dans une équipe engagée et dynamique.

Le service des admissions traite chaque jour la majorité des admissions (de jour) sur les différents sites de l’hôpital (Horta et Brien), ainsi que dans différents services de ces sites. Chaque point d’admission a sa propre spécialité, comme la chirurgie de jour ou les admissions de longue durée en médecine interne ou chirurgie.

Fonction

Activités et tâches liées à la fonction

Cette fonction répond à l’évolution de l’environnement hospitalier. La majeure partie de la journée sera consacrée à l’admission des patients en front office, à la gestion administrative des dossiers et au traitement du backoffice. Ces tâches concernent principalement:

• Suivre les demandes d’admissions en collaboration avec le service de facturation, planification Qop, planification de la consultation préopératoire, gestion de lit, FrontOffice, collaboration avec le service social, l’échange d’informations du dossier avec le médecin traitant et l’anesthésie, commande matériel pharmacie.
• Contacter le patient par courrier / mail ou téléphone dans le cadre de suivi du dossier

• Encodage des demandes de préadmission pour les médecins.
• Contact en face à face avec le patient: signature de la déclaration d’admission, encaissement des avances, informer le patient…

Votre éventail des tâches est donc très varié. Vous pouvez vous-même définir les priorités pour que les tâches soient exécutées dans le bon ordre. De plus, vous participez activement aux processus de changements actuels et futurs. Vous vous efforcez constamment d’améliorer l’accueil des patients et vous ne perdrez jamais de vue la nature financière particulière de l’hôpital.

Conditions d’accès

• Posséder un Bachelor ou graduat dans la spécialité de la fonction ou 3 ans d’ancienneté dans le grade C dans une fonction similaire
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou de sélection
• Satisfaire aux conditions du profil

Profil recherché pour la fonction

Les caractéristiques qui feront de vous notre nouveau ou nouvelle collègue:

• Bilinguisme NL/FR (niveau B2), les autres langues sont un plus
• Bonnes capacités d’organisation
• Sens de la communication, du contact et de l’accueil
• Esprit d’équipe
• Accompagnement aux changements (médecins, US…)
• Résistance au stress
• Assertivité
• Orientation patients
• Orientation solutions
• Minutie, rigueur professionnelle (concentration)
• Fortes compétences informatiques (MS Office et outils internes)
• Bonne connaissance des procédures (incl. être capable de faire de calculs) et des règles d’admissions
• Attitude dynamique, esprit d’initiative et ouverture au changement
• Flexibilité horaire
• Expérience dans un poste similaire ou service à la clientèle
• Vue hélicoptère des procédures de fonctionnement du service et l’hôpital
• Hiérarchie : Team leader Senior
• Horaire : 38h semaine – horaire variable
• Date d’entrée en fonction : immédiate

Profil

Langues

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)

Langue

Offre

• Fonction IFIC : Secrétaire administratrif – cellule admissions
• Numéro de la fonction IFIC : 1077
• Catégorie IFIC : 11 – IFIC non activé
• Montants annuels à temps plein :

Le maximum est atteint après 35 ans d’ancienneté pécuniaire.

Taux de liquidation : 2,0807

• Fonction interne : Secrétaire administratif
• Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale) : B 1/2/3

Min. : 32 881,74€ indexés

Max. : 58 029,70€ indexés

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.

Taux de liquidation : 2,0807

Le package salarial comprend de nombreux avantages extra-légaux tels que notamment:

• • Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • Une prime annuelle d’attractivité et une prime de fin d’année
  • Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
  • Une assurance pension (3% à charge totale de l’employeur) ;
  • Une crèche pour les enfants du personnel ;
  • De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
  • Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
  • Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Vous êtes intéressé(e) ? Vous avez envie de rejoindre une des plus belles institutions hospitalières de Bruxelles ? Veuillez-vous rendre sur le site internet du CHU Brugmann ou sur son intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

Le présent appel doit être porté à la connaissance de tous les membres du personnel. C’est pourquoi les Chefs de Service veilleront à ce que ces informations soient également communiquées aux membres de leur service.

Nous avons hâte de vous rencontrer !

Caroline Franckx

Directrice Générale