2024-191 Assistant.e de direction pool (H/F/X) – 38h - CDD

Détails de la société

Le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) Brugmann est à la recherche d’un(e) Assistant·e de direction, prêt·e à intégrer une équipe d’assistants de direction enthousiastes et dynamiques.

Fonction

Activités et tâches liées à la fonction

Vous rejoindrez une équipe soudée, travaillant de manière transversale (pool) avec les différents directeurs de département. Vous serez amené·e à travailler sur deux volets :

1/ Axe organisationnel

Cet axe comprend des activités de ‘management support’, c’est-à-dire :

• La préparation et le suivi des réunions institutionnelles (établissement de l’ordre du jour, check list, prise de notes, rédaction de PV, suivi des décisions)
• L’organisation de réunions et rencontres avec les collaborateurs de l’hôpital ;
• L’organisation et la gestion des contacts et rencontres avec des partenaires extérieurs ;
• Faire le relais de l’information depuis la Direction vers les autres services / fonctions/ instances;
• L’organisation et la coordination des évènements internes et externes, des séminaires, de team building, visites d’autres hôpitaux, des visites des délégations étrangères, …
• La préparation des dossiers/rapports, en consolidant les informations nécessaires ;
• Le suivi des décisions en terme d’organisation et de gestion;
• Vous menez à bien les projets qui vous sont confiés par la direction ou votre hiérarchie.

L’ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent :

• Une collaboration régulière avec les organes décisionnels de l’hôpital (Conseil d’administration, Conseil Médical, etc).
• Coopération étroite avec des partenaires et instances internes et externes, tels que : le réseau IRIS, les secrétariats des Directions des autres hôpitaux, des organisations syndicales, le SPF Santé Publique, de l’INAMI, la fédération GIBBIS, etc.
• La gestion des relations avec les fournisseurs externes.

2/ Axe opérationnel :

Cet axe comprend les activités courantes d’un secrétariat d’une Direction, notamment la gestion :

• • Des appels entrants (filtrer, renseigner et transférer vers les personnes concernées);
  • De la correspondance : gestion et rédaction de courriers ;
  • De l’agenda, en assurant le suivi des rendez-vous et en gérant les priorités;
  • De l’économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock ;
  • L’accueil des visiteurs, l’orientation de ceux-ci et la réponse à leurs questions.

Profil

Profil recherché pour la fonction

Notre futur·e collègue possède les caractéristiques suivantes :

• Vous possédez minimum un Bachelor avec une expérience utile pour la fonction
• Vous avez une bonne communication orale ainsi qu’une bonne capacité rédactionnelle en français
• La connaissance du néerlandais est un atout
• La capacité d’implication dans la gestion de projets
• Esprit d’équipe
• Sens de la diplomatie
• Respect strict du caractère confidentiel
• Flexibilité
• Polyvalence
• Discrétion
• Respect de la hiérarchie
• Proactif et entreprenant, débrouillardise

Hiérarchie : Responsable du pool des Assistantes de la Direction

Horaire : 38h/semaine

Date d’entrée en fonction : immédiate

Langue

Langues

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)

Offre

Offre

Le package salarial comprend de nombreux avantages extra-légaux tels que notamment:

• des chèques repas d’une valeur de 7,30 € ;
• des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge);
• une intervention (80% pour la SNCB et 100% pour la STIB) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo;
• une prime annuelle d’attractivité et une prime de fin d’année;
• une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10);
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance) ;
• Une assurance pension (3% à charge totale de l’employeur) ;
• Une crèche pour les enfants du personnel ;
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS);
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste;
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.

A propos de nous

Le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) Brugmann, hôpital public membre du réseau IRIS est doté d'une riche palette hospitalière (trois sites complémentaires : Horta, Paul Brien et Reine Astrid) et bénéficie d'une architecture spécifique en constante évolution.

Au travers de sa forte personnalité sociale, le CHU Brugmann œuvre à préserver l'accès des patients aux meilleurs soins, sans discrimination.

Médecins, infirmiers, paramédicaux, administratifs ou ouvriers, l'hôpital regroupe une très grande diversité de carrières.

Comment introduire votre candidature ?

Vous êtes intéressé·e ? Vous avez envie de rejoindre une des plus belles institutions hospitalières de Bruxelles ? Veuillez-vous rendre sur le site internet du CHU Brugmann ou sur son intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

Le présent appel doit être porté à la connaissance de tous les membres du personnel. C’est pourquoi les Chefs de Service veilleront à ce que ces informations soient également communiquées aux membres de leur service.

Nous avons hâte de vous rencontrer !

Caroline Franckx

Directrice Générale