2025-055 Administratieve Steun voor het Beheer van de Operatiekwartieren (software OPERA) – Site Horta en Brien (M/V/X) – 38u – COD

Bedrijfsdetails

Het Universitair Verplegingscentrum Brugmann (UVC Brugmann) is een openbaar ziekenhuis binnen het Irisnet. Het is uitgerust met een breed ziekenhuisaanbod (drie complementaire sites: Horta, Paul Brien en Koningin Astrid) en beschikt over een specifieke architectuur, die voortdurend evolueert.
Als sterk maatschappelijk betrokken ziekenhuis ijvert het UVC Brugmann ervoor om alle patiënt(en) zonder onderscheid op elk moment toegang te bieden tot de beste zorg.
Arts(en), verpleegkundige(n), paramedische(n), administratief personeel of arbeider(s)(ster)s ... er zijn erg uiteenlopende profielen aan het werk in het ziekenhuis, en u ontdekt er ook heel verrassende functies. Het UVC Brugmann is regelmatig op zoek naar nieuwe, talentvolle en gemotiveerde medewerker(s)(ster)s die garant staan voor de waarden van het ziekenhuis.
Op dit moment zijn we dan ook op zoek naar een administratieve steun voor het beheer van de operatiekwartieren, die klaar is om deel uit te maken van de ziekenhuiswereld en zin heeft om te groeien in een gedreven en dynamisch team.

Missie
De administratieve steun werkt onder de hiërarchische verantwoordelijkheid van de hoofdverpleegkundige om de activiteiten van de operatiekwartieren te coördineren en te optimaliseren. De administratieve steun werkt in overeenstemming met de doelstellingen van de ziekenhuisinrichting.

Functie

Activiteiten en taken verbonden aan de functie
• Ontvangt bezoekers, patiënten en interne klanten en verstrekt volledige informatie over de diensten.
• Beantwoordt binnenkomende telefoongesprekken, geeft de juiste informatie en verbindt door naar de juiste persoon.
• Onderhoudt administratieve contacten met andere diensten.
• Zorgt voor de algemene administratie.
• Stelt brieven, notities, verslagen op en beheert de correspondentie van de dienst.
• Zorgt voor de archivering van de dienst.
• Vult formulieren en documenten in.
• Controleert de administratieve documenten en meldt/stelt correcties voor.
• Zorgt voor de actualisatie van de gegevens met betrekking tot de boekhouding van de dienst.
• Beheert de bestellingen van (firma)materiaal en implantaten via de bedrijven, na goedkeuring.
• Volgt de leveringen op en controleert de goederen/diensten.
• Bereidt het gevraagde materiaal voor en zorgt voor de administratieve opvolging.
• Volledige beheer van de operatiekwartier via een software, inclusief de planning van ingrepen, de validatie van handelingen, het openen van operatieblokken en de organisatie van interventietitels.
• Deelname aan wekelijkse vergaderingen (hoofdverpleegkundige, chirurg, anesthesist).
• Verwerkt, verstuurt en verspreidt de operationele gegevens (bezetting van de operatiezalen, statistieken) naar de betrokken instanties.
• Centralisatie, opmaak en verzending van de algemene statistieken van het operatiekwartier.
• Opvolging van logistieke verzoeken (herstellingen, storingen, …).
• Samenwerking in duo met de secretaresse van het operatiekwartier (taakverdeling en continuïteit).
• Beheer van het secretariaat voor vergaderingen (hoofdverpleegkundige, chirurg, anesthesist).
• Opvolging van de verzoeken van chirurgen met betrekking tot de aanwezigheid van een afgevaardigde.
• Opvolging van de facturatie.
• Beheer van Outlook en andere programma’s met betrekking tot de planning.

Profiel

Verwachte vereisten voor de functie

• In het bezit zijn van een bachelor of ervaring hebben in een gelijkwaardige functie
• Voldoen aan de wettelijke voorwaarden van tweetaligheid (geslaagde SELOR-proef)
• Slagen voor het selectie-onderhoud
• Voldoen aan de profielvoorwaarden
• Hiërarchie : Hoofdverpleegkundige
• Uurrooster : 38uur/week (flexibel uurrooster), 8u-16u of 10u-18u (met de mogelijkheid om later te eindigen)
• Indiensttreding: onmiddellijk

Vereist profiel voor de functie

• Beheersing Excel
• Methodisch en georganiseerd
• Bekwaam om op autonome en proactieve manier te werken
• Teamspirit en gevoel voor samenwerking

Taal

Talen
U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen).

Aanbod

Aanbod
• IFIC-functie : dienstsecretaris
• IFIC-functienummer : 1073
• IFIC-categorie : 12 niet geactiveerd
Het maximum wordt bereikt na 35 jaar geldelijke anciënniteit.
Afwikkelingspercentage: 2.1223

• Interne functie : Dienstsecretaris
• Jaarloon voltijds: Loonschaal (sociaal charter): B 1/2/3

Min.: 33.539,17 € geïndexeerd
Max.: 59.189,91 € geïndexeerd

Het maximum wordt bereikt na 27 jaar geldelijke anciënniteit
Afwikkelingspercentage: 2.1223

• Het salarispakket omvat een aantal extralegale voordelen, zoals:
• maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
• voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
• een tegemoetkoming (80 % voor de NMBS en 100 % voor de MIVB) in de kosten voor het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• een jaarlijkse aanmoedigingspremie en een eindejaarspremie;
• een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen);
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
• een pensioenverzekering (3 %, volledig gefinancierd door de werkgever);
• een kinderdagverblijf voor de kinderen van het personeel;
• talrijke loopbaanmogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet);
• een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
• een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Voorwaarden om de kandidatuur in te dienen
Interesse? Zin om te komen werken bij een van de mooiste ziekenhuizen van Brussel?
Surf naar de website of het intranet van het UVC Brugmann en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).
Alle personeelsleden moeten op de hoogte worden gebracht van deze oproep. Daarom moeten de diensthoofden ervoor zorgen dat deze informatie ook meegedeeld wordt aan de medewerkers van hun dienst.

Wij kijken ernaar uit u te ontmoeten!

Caroline Franckx
Algemeen directeur