2025-083 HR Development & Reporting Manager (m/v/x) – 38 uur – contract van onbepaalde duur

Bedrijfsdetails

Het Universitair Verplegingscentrum Brugmann (UVC Brugmann) is een openbaar ziekenhuis binnen het Irisnet. Het is uitgerust met een breed ziekenhuisaanbod (drie complementaire sites: Horta, Paul Brien en Koningin Astrid) en beschikt over een specifieke architectuur die voortdurend evolueert.
Als sterk maatschappelijk betrokken ziekenhuis ijvert het UVC Brugmann ervoor alle patiënten, zonder onderscheid, op elk moment toegang te bieden tot de beste zorg.
Artsen, verpleegkundigen, paramedici, administratieve medewerkers, arbeiders ... er zijn erg uiteenlopende profielen aan het werk in het ziekenhuis; soms ook verrassende functies. Het UVC Brugmann is regelmatig op zoek naar nieuwe talentvolle en gemotiveerde medewerkers die garant staan voor de waarden van het ziekenhuis.
Op dit moment zijn we dan ook op zoek naar een coördinator die klaar is om deel uit te maken van de ziekenhuiswereld en zin heeft om te groeien in een gedreven en dynamisch team.

Opdracht
Als ondersteuning voor de directeur en in samenwerking met de Verantwoordelijken voor hr/HRBP helpt de HR Development & Reporting Manager de strategische prioriteiten van de afdeling te realiseren door:
• methodologische en praktische ondersteuning te bieden bij het herzien en herschrijven van hr-processen en gerelateerde procedures;
• de portefeuille met projecten op het gebied van personeelsadministratie (Hard HR, inclusief digitalisering) te beheren, ontwikkelen en uit te voeren en de noodzakelijke reporting op het vlak van hr te ontwikkelen, coördineren en waarborgen in het kader van
• het dagelijkse hr-management en de verschillende afdelingen van het UVC,
• en de wettelijke verplichtingen.

Functie

Activiteiten en taken verbonden aan de functie

U rapporteert aan de HR Director en werkt samen met de HR Managers aan het realiseren van de strategische prioriteiten op het vlak van hr door
uitdagingen van de afdeling te identificeren (kansen, problemen enz.) op het gebied van vereenvoudiging van professionele processen en digitale transformatie;

• de ontwikkeling van de hr-processen en het hr-beleid in verband met personeelsadministratie uit te tekenen en te coördineren en te zorgen voor de optimalisatie daarvan;
• een stappenplan voor te stellen voor SIRH-projecten (personeelsinformatiesysteem) en de onderwerpen die hiermee worden gecoördineerd;
• de project- en procescultuur binnen de hr-afdeling uit te voeren en te ondersteunen;
• de professionele behoeften van de afdeling te identificeren, analyseren en formaliseren en proactief te zoeken naar synergieën.

1. Procesbeheer

• U ondersteunt en ontwikkelt de cultuur voor het beheren en voortdurend verbeteren van hr-processen in het hr-team, met name door die processen te analyseren en te modelleren en door hr-collega's en andere afdelingen op te leiden/op de hoogte te houden.
• U ontwikkelt en implementeert, in nauwe samenwerking met de afdeling Transformatie, standaarden en best practices en definieert rollen en verantwoordelijkheden om de efficiëntie, consistentie en kwaliteit van processen te waarborgen.
• U beoordeelt voortdurend bestaande hr-processen, identificeert mogelijkheden voor verbetering en stelt oplossingen voor om de operationele efficiëntie en klanttevredenheid te verhogen, en werkt samen met andere hr-managers om deze te helpen met de uitvoering ervan.
• U onderzoekt mogelijkheden om hr-processen te automatiseren om de operationele efficiëntie te verhogen, fouten terug te dringen en het gebruik van middelen te optimaliseren.
• U stelt Key Performance Indicators (KPI's) op om de effectiviteit van hr-processen te beoordelen, maakt regelmatig rapporten en doet waar nodig aanbevelingen voor aanpassingen.

2. Beheer en coördinatie van projecten:

• U analyseert de behoeften van interne klanten en eisen op het vlak van hr vóór de lancering van projecten die verband houden met de ontwikkeling van personeelsadministratie (hard HR).
• U coördineert de portefeuille van hr-projecten met betrekking tot deze onderwerpen en, in die context, de interacties met en tussen alle belanghebbenden: collega's of hr-projectmanagers, interne klanten, leveranciers, andere nauw betrokken afdelingen/directies (IT en de afdeling Transformatie).
• U beheert de projecten waarvoor u de directe projectmanager bent van a tot z.

3. SIRH & digitalisering:

• U onderzoekt en ontwikkelt SIRH-tools die zijn aangepast aan de behoeften: u volgt de markt, controleert de gebruikerseisen, stelt specificaties op en onderhandelt in het kader van de uitwerking van overheidsopdrachten, houdt toezicht op de diensten van de betrokken leveranciers.
• U zorgt ervoor dat er efficiënte, geïntegreerde en samenhangende digitale hulpmiddelen beschikbaar zijn en optimaliseert ze voortdurend.
• U houdt toezicht op de technologische opvolging van hr-documentatie (intern en extern) en zorgt voor de juiste toepassing ervan binnen het hr-team.
• U werkt nauw samen met de IT-afdeling en de juridische afdeling om de van toepassing zijnde beleidsregels en wettelijke normen op te nemen, zowel wat digitalisering in het ziekenhuis (AVG, beveiligingsbeleid enz.) als regelgeving op het vlak van hr betreft.

4. Beheer en reporting van hr-gegevens:
• Als ondersteuning voor de verschillende ideeën in verband met de evolutie van het hr-beleid op het vlak van personeelsadministratie, stelt u methodologische en praktische benaderingen voor om de reporting op hr-vlak te verbeteren.
• U ontwikkelt, in samenwerking met alle belanghebbenden, de tools die nodig zijn voor interne en externe rapportage.
• U analyseert de behoeften samen met de afdelingshoofden, HRBP, andere hr-managers, de financiële afdeling enz. en coördineert/maakt de verschillende interne rapporten op tijd, of rapporten die worden vereist door externe instanties en toezichthoudende autoriteiten (RSZ, SPF, accountants, ....).
• U specificeert en onderhandelt met externe leveranciers over het uitvoeren van acties die nodig zijn voor betrouwbare en tijdige rapporten.

Deze beschrijving is algemeen en niet uitputtend. Ze sluit mogelijke opdrachten of bijzonderheden in verband met uw specialiteit en functie niet uit.

Profiel

Vereisten voor de functie

• U hebt ervaring met procesontwerp en change management.
• U ontwikkelt en monitort de prestatie-indicatoren.
• U hebt ervaring met leidinggeven aan teams met meerdere vaardigheden.
• U hebt werkervaring in de ziekenhuis- of aanverwante sector.
• U ben bekend met de werking van een operatiekwartier.
• U kunt met de IT-tools en softwarebeheersprogramma’s voor het operatiekwartier werken.

Vereist profiel voor de functie

1. Ervaring & kennis (kwalificaties & knowhow):
• U hebt een opleiding gehad in en ervaring met projectbeheer.
• U hebt ervaring met beheer/implementatie/herziening van processen.
• Enkele jaren ervaring bij een sociaal secretariaat of met controlebeheer is een pluspunt.
• U kunt heel vlot overweg met kantoorautomatiseringstools (MS Office/Google), informatiesystemen (hr-software) en gegevensbeheer.
• U hebt een goede kennis van de verschillende hr-domeinen en een heel goede basis in arbeidsrecht.

• Kennis van de openbare sector en de ziekenhuiswereld is een troef.
• U bent op de hoogte van de principes van collectieve intelligentie.
• U hebt een goede kennis van de tweede landstaal.

2. Competenties (knowhow & soft skills):
• U bent vertrouwd met complexe en evoluerende omgevingen.
• U bent optimistisch en oplossingsgericht.
• U bent georganiseerd, met een uitstekende zin voor analyse en synthese.
• U bent heel erg dienst- en klantgericht.
• U bent assertief, kunt heel goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, u faciliteert en leidt op.
• U bent gepassioneerd door teammanagement.
• U bent heel flexibel en kunt goed actief luisteren.
• U bent proactief, nieuwsgierig en creatief, doet veel voorstellen met het oog op continue verbetering.
• U kunt anticiperen en initiatieven nemen.
• U werkt constructief samen.
• U kunt vlot beslissingen nemen.

Taal

Talen
U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selor-premie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen als u het taalcertificaat van Selor art. 10 of 12 kunt voorleggen).

Aanbod

Aanbod
• IFIC-functie: HR Development & Reporting Manager
• IFIC-functienummer: 9000
• IFIC-categorie: 18

• Het salarispakket omvat een aantal extralegale voordelen, zoals:

o maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
o voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
o een tegemoetkoming (80 % voor de NMBS en 100 % voor de MIVB) in de kosten voor het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
o een jaarlijkse aanmoedigingspremie en een eindejaarspremie;
o een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen);
o 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
o een pensioenverzekering (3 %, volledig gefinancierd door de werkgever);
o een kinderdagverblijf voor de kinderen van het personeel;
o talrijke loopbaanmogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet);
o een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
o een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Kandidatuur indienen
Interesse? Zin om te komen werken bij een van de mooiste ziekenhuizen van Brussel? Surf naar de website of het intranet van het UVC Brugmann en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

Alle personeelsleden moeten op de hoogte worden gebracht van deze oproep. Daarom zorgen de diensthoofden ervoor dat de informatie ook wordt meegedeeld aan de medewerkers van hun dienst.

We kijken ernaar uit u te ontmoeten!

Caroline Franckx
Algemeen directeur