2024-191 Directieassistent(e) pool (M/V/X) – 38u - CDD

Bedrijfsdetails

Het Universitair Verplegingscentrum Brugmann (UVC Brugmann) is op zoek naar een Management Assistent, die is klaar om deel uit te maken van enthousiast en dynamisch team.

Functie

Activiteiten en taken verbonden aan de functie

U komt terecht in een hecht team, die op transversale wijze (pool) werkt met de verschillende departementsdirecteurs. Binnen dit team, werkt u aan twee aspecten:

1/ Organisatorische as

Deze as omvat managementondersteunende activiteiten:

• U bereidt de institutionele vergaderingen voor en volgt ze op (opstellen van de agenda, checklists, notuleren, opstellen van het verslag, opvolgen van besluiten).
• Het organiseren van vergaderingen met ziekenhuismedewerkers;
• Het organiseren en beheren van contacten en ontmoetingen met externe partners;

• U geeft informatie door van de Directie naar andere afdelingen/functies/instanties;

• Organisatie/coördinatie: interne en externe evenementen, seminars, teambuildings, bezoeken aan andere ziekenhuizen, ontvangen van buitenlandse delegaties, …
• Voorbereiding van dossiers/rapporten, consolideren van de nodige informatie;
• Opvolging van beslissingen op het gebied van organisatie en management;
• U brengt de u toevertrouwde projecten door de Directie of door uw hiërarchie tot een goed einde.

Alle taken die hierboven worden vermeld, houden het volgende in:

• Regelmatige samenwerking met de beslissingsorganen van het ziekenhuis (Raad van Bestuur, Medische Raad, enz.).
• Nauwe samenwerking met interne en externe partners en instanties, zoals bijvoorbeeld: het IRIS-netwerk, de secretariaten van Directies van andere ziekenhuizen, de vakbondsorganisaties, de FOD Volksgezondheid, het RIZIV, de werkgeverskoepel GIBBIS, enz.

• Beheren van de relaties met externe leveranciers.

2/ Operationele as

Deze as omvat de dagelijkse activiteiten van een directiesecretariaat, waaronder het beheren van:

• Inkomende oproepen (het filteren ervan, informatie verstrekken en doorverbinden naar de betrokken persoon);
• De correspondentie: behandeling en redactie;
• De agenda, door de afspraken op te volgen en prioriteiten te stellen;
• Het economaat, door bureaumateriaal te bestellen en de voorraad op te volgen;
• Het onthaal van bezoekers, door hen te begeleiden en antwoorden te geven op hun vragen.

Profiel

Verwachte vereisten voor de functie

Onze toekomstige collega heeft de volgende eigenschappen:

• U hebt minimum een bachelor met nuttige ervaring voor de functie;
• U hebt een goede mondelinge communicatie en een goede schrijfvaardigheid in het Frans;
• Kennis van het Nederlands is een pluspunt;
• U heeft het vermogen om zich te impliceren bij projectmanagement
• Teamplayer
• Gevoel voor diplomatie
• Strikte naleving van vertrouwelijkheid
• Flexibiliteit
• Veelzijdigheid
• Discretie
• Respect voor hiërarchie
• Proactief en ondernemend, vindingrijk

Hiërarchie : Verantwoordelijke van de pool Directieassistenten

Uurrooster : 38uur/week

Datum van indiensttreding : onmiddellijk

Taal

Talen

U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen).

Aanbod

Aanbod

Het salarispakket omvat een aantal extralegale voordelen zoals:

• maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
• voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet; (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
• een tegemoetkoming (80% voor de NMBS en 100% voor de MIVB) in de kosten van het openbaar vervoer en/of de fietsvergoedingen;
• een jaarlijkse aanmoedigingspremie en een eindejaarspremie;
• een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen);
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof);
• een pensioenverzekering (3% ten laste van de werkgever);
• een kinderdagverblijf voor de kinderen van het personeel;
• talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet);
• een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
• een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Over ons

Het Universitair Verplegingscentrum Brugmann (UVC Brugmann) is een openbaar ziekenhuis binnen het IRISnet. Het is uitgerust met een breed ziekenhuisaanbod (drie complementaire sites: Horta, Paul Brien en Koningin Astrid) en beschikt over een specifieke architectuur, die constant evolueert.

Door zijn sterke maatschappelijke betrokkenheid ijvert het UVC Brugmann voor het behoud van de toegang tot de beste zorg voor alle patiënten, zonder onderscheid.

Artsen, verpleegkundigen, paramedici, administratief personeel of werknemers, het ziekenhuis brengt een zeer grote verscheidenheid aan carrières samen.

Kandidatuur indienen

Interesse? Zin om te komen werken bij een van de mooiste ziekenhuizen van Brussel? Surf naar de website of het intranet van het UVC Brugmann en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

Alle personeelsleden moeten op de hoogte worden gebracht van deze oproep. Daarom zorgen de diensthoofden ervoor dat de informatie ook wordt meegedeeld aan de medewerkers van hun dienst.

We kijken ernaar uit u te ontmoeten!

Caroline Franckx

Algemeen Directrice